Por Nicolas Araya y Marcelo Lobos, Equipo 2Talk
La reciente declaración de pandemia por Covid-19 en el mundo, ha impulsado a muchas empresas a adoptar el trabajo remoto, o home-office, como alternativa para seguir operando y manteniendo las coordinaciones entre los equipos (ver blog coronavirus y teletrabajo). Desde este contexto, surge la reflexión de si efectivamente los seres humanos podemos reemplazar nuestros hábitos de asumir nuestras coordinaciones sólo desde lo presencial.
En 2talk, consideramos que sólo se puede llegar a un buen funcionamiento y estándar de impecabilidad, si los equipos están disponibles a realizar cambios de hábitos, practicar la autodisciplina y por sobre todo comprometerse con su equipo, la organización y los clientes. Este punto de inflexión nos da la oportunidad de adquirir nuevos aprendizajes y formas de operar que hasta el día de hoy tenían un carácter excepcional, optativo o sólo estaba adoptado por empresas vanguardistas con valores orientados al cuidado de las personas, además del foco puesto en el cumplimiento de compromisos.
En 2Talk como parte de nuestro compromiso por aportar a frenar la curva de contagio de este virus, hemos dispuesto que todos nuestros consultores trabajen desde sus hogares, y compartir con ustedes nuestras recomendaciones. Tenemos la convicción que, con el compromiso y la colaboración de cada uno, podemos afrontar de la mejor manera esta crisis mundial. Consideramos que mientras estés en casa, puedes utilizar estas herramientas útiles para trabajar de manera remota con tus equipos, colaboradores y clientes.
A continuación, te presentamos una breve referencia de las aplicaciones más populares hoy en día. La idea es que comiences a familiarizarte con esta forma de mantener las coordinaciones con los equipos, ya sea dada la contingencia mundial por COVID 19, o como un replanteamiento de la forma de trabajar en equipo.
Google Hangouts es una herramienta perfecta para realizar una videoconferencia en directo. Su mayor ventaja es la posibilidad de incluir hasta 10 personas al mismo tiempo. Es posible usar Hangouts en computadores, además de celulares. Compartir documentos, fotografías y ubicación (mapas). Es posible enviar mensajes de voz y mensajería instantánea segura. Las conversaciones se guardan en la nube, es decir, Internet, y podemos acceder a las mismas si es que se nos pierde el celular, o si perdemos los datos de nuestro móvil. Tiene versión gratuita y también pagada según la versión que quieras optar.
Microsoft Teams es un espacio de trabajo basado en chat de Office 365, diseñado para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos, conectado a la nube. Se integra con otras aplicaciones de Office 365 como PowerPoint o Sharepoint. Permite a los trabajadores de una empresa colaborar con el contenido en tiempo real local y remotamente. Deja a disposición salas de chat, fuentes de noticias y grupos para el día a día de las empresas. Teams tiene versión gratuita y de pago. Puede optar a planes corporativos.
Es por lejos la aplicación favorita en el mundo, también es una buena herramienta de coordinación en el trabajo. Lo importante es conocer la política de uso dentro de tu empresa y los límites de su uso. Los principales beneficios de la aplicación son: es gratuita, multi plataforma, no muestra contenido publicitario, ofrece múltiples servicios (gran variedad: mensajería instantánea, llamadas de voz y de video -puedes tener hasta 4 personas en llamadas de video- notas de voz y subida de contenido multimedia). Está cifrada de extremo a extremo (Protección de privacidad), permite compartir multimedia, importar contactos y muestra el estado de los mensajes.
Excelente para videoconferencias. Si bien Zoom tiene muchas funcionalidades según lo que tu negocio necesita (sean clases particulares, grandes seminarios web o conectar tus salas de videoconferencia corporativas), nosotros nos quedamos con lo sencillo que es unirse a una reunión y la nitidez sorprendente de su video, adaptándose muy bien a la calidad de la conexión que puedas tener en ese momento. Zoom tiene versión gratuita y de pago, poseen suscripción si lo necesitas.
Slack sigue una línea muy similar a WhatsApp (Chats), pero en esta aplicación, las empresas tienen la obligación de cuidar y mantener segura la información que manejan sus colaboradores, tanto la propia como de terceros. Se pueden crear canales (Grupos) de conversación y establecer conversaciones uno a uno con todos los miembros de Slack. A través de los canales, se pueden separar los distintos temas que se manejan en tus proyectos o en la empresa. Pero donde Slack se separa de todo lo que conoces, es por el lado de la automatización y conexión con servicios de terceros. Puedes conectar tu Slack con distintos servicios, tales como como Google, Dropbox, SalesForce y muchos otros (Servidores propios). Slack, tiene versiones gratuitas y de pago, depende de las opciones y servicios. Uno de los valores de Slack es “la protección responsable de tus datos”.
Para gestión documental. Esta herramienta permite guardar, compartir y acceder fácilmente a todos los documentos que generamos en el trabajo del día a día. Todos los archivos que trabajamos están permanentemente replicados en la “nube” de Dropbox, por lo que podemos compartir fácilmente nuestro trabajo y dormir tranquilos que todo está respaldado. La aplicación es gratuita con un espacio mínimo determinado, existen planes para optar a mayor espacio.
Es una aplicación para manejo de proyectos, en la cual puedes tener múltiples organizaciones, tableros, listas y tarjetas (las tarjetas son la presentación de tareas, check list, además de actividades bajo tu responsabilidad, con fecha y estado). Fomenta la colaboración para lograr los objetivos, siguiendo un proceso bastante visual (seguimiento tareas, avances, conocer estatus, etc). Los equipos de venta pueden armar un embudo (pipeline) de ventas, donde cada columna representa una etapa del proceso comercial y cada tarjeta (actividad, tarea) es una oportunidad que va cambiando de estado en la medida que avanza la gestión de venta. Puedes invitar a colaboradores externos a participar, mejorando la comunicación y transparencia con el cliente. Trello, tiene versión gratuita y pagada (Business Class y Entrerprise).
Mural es un espacio de trabajo digital para la colaboración visual. Permite a los equipos innovadores pensar y colaborar visualmente para resolver problemas importantes. Las personas se benefician de la velocidad y facilidad de uso de MURAL en la creación de diagramas, que son populares en el diseño de pensamiento y metodologías ágiles, así como herramientas para facilitar reuniones y talleres más impactantes. La aplicación se paga, tiene prueba de 30 días gratis, luego es de pago por mes y por usuario.
En 2Talk, con base metodológica en Visual Thinking, sabemos lo útil que es el diseño de esquemas visuales (murales, papelógrafos, etc.) para co-construir con nuestros clientes. Estos ejercicios son claves para realizar diagnósticos con grupos de trabajo. Estas herramientas u otras similares se pueden utilizar para potenciar el trabajo a distancia. Cuáles se usen en tu empresa, dependerá de las necesidades específicas que tengan. Será necesario probar y darle una oportunidad por un tiempo para que se integren a la forma de trabajo de tu organización.
La adopción de estas herramientas es un proceso que puede ser lento al principio, pero gradualmente se van incorporando a la cultura de trabajo. Es clave es entregar confianza a los colaboradores y facilitar su trabajo autónomo y potencial creativo, de modo que, como empresas, no dejemos de entregarles valor y un servicio de excelencia a nuestros clientes. Sin compromiso real y sin disciplina, las herramientas no harán milagros y como cualquier proceso de aprendizaje, las “horas de vuelo” serán claves.
Abordaremos cómo realizar una buena reunión a distancia en nuestro próximo blog.
