Por Marcelo Lobos, Fundador y Director Ejecutivo de 2Talk
1.Tecnología y Aspectos previos
- Convocar a los asistentes como a cualquier reunión
- Conocer la agenda, quién es el líder que convoca, cuáles son los tiempos aproximados para cada tema y su responsable. Idealmente enviar agenda y documentos que haya que tratar antes de la reunión
- Preguntar por la situación personal del trabajador, su salud y el de su familia
- Declarar los horarios de conexión y desconexión (horarios laborales claros)
- Revisar y cotejar que todos tengan y estén preparados para el uso de la aplicación o tecnología escogida.
2. Ambientación: Cada participante debe revisar si el lugar y la conexión desde donde se conectará es adecuado, además del audio y la luz acordes para el desarrollo de la reunión. Es conveniente dar aviso a la familia para evitar las posibles interrupciones (tema abordado en nuestro blog de Corona virus y teletrabajo).
3. Al inicio, dar bienvenida y declarar el propósito y lo que esperamos de la reunión. Todos deben tener claro lo que debemos obtener como resultado al final de la reunión. Agradecer la puntualidad del inicio, y si no sucede, pedir que se preparen con mayor anticipación.
4. Declarar forma de operar en estas instancias remotas. Es importante reforzar la agenda y las reglas de funcionamiento (turnos para hablar, priorización de temas etc.) El líder deberá priorizar temas y considerar aquéllos cuyo tratamiento será más complejo y que quizá necesitan más tiempo.
5. Estado de ánimo: Al inicio de la reunión, cotejar la ansiedad de los participantes, cómo está cada uno y sus respectivas familias , cuidar los turnos y cuidar el respeto y escucha de cada uno. La sensación y ambiente a lograr requiere de mucha colaboración y concentración en este contexto país/mundial.
6. Alineamiento y escucha: Si queremos generar una genuina Cultura Organizacional, es clave hacer partícipe a todos escuchando cada aporte para lograr los acuerdos en este espacio de coordinación. En este espacio también que se transparentan los desafíos y los pendientes.
7. Acuerdos: Durante el desarrollo y al momento del desenlace de la coordinación, establecer los acuerdos y tareas que cada responsable comprometió. No perder de vista que en estos momentos la distancia nos puede afectar en el uso de los tiempos. Considerando el escenario sanitario y el no poder salir de casa, nos hará buscar comprometernos con sensatez.
8. Compromisos: en cualquier coaching ejecutivo, el valor de la palabra y la generación de acciones a través de los acuerdos es de suma importancia. Revisar por todos y con todos los compromisos que cada uno toma; esto va desde el horario de llegada (conexión a la reunión), la hora pactada de término hasta los acuerdos de fondo. Revisar si es necesario todo aquello que no me quedó claro. El audio o la participación simultánea puede afectar la escucha durante la reunión.
9. Cierre: Reconocer y dar las gracias a los participantes por el espacio dedicado a la reunión (comprendiendo la situación actual). Abrir espacio de preguntas y dudas.
10. Autoevaluación consciente: Comprendiendo el escenario distinto y que quizás el hábito de trabajar a distancia no está instaurado, revisar tanto como líder de la reunión o como participante, mi desempeño. ¿Estuve cómodo?, ¿mis soportes me “acompañaron”? ¿Fui claro con el equipo? ¿participé lo suficiente? Es importante preparar las mejoras que detecté para la siguiente reunión.
