Por Marcelo Lobos,
Fundador 2talk.
En mis blogs anteriores presenté los tres primeros pasos en detalle; definir un propósito, contar con una estrategia y alineamiento. En el presente blog, explicaré el cuarto paso para conseguir una reunión eficiente de manera que cumpla con nuestros objetivos y expectativas.
El cuarto paso consiste en conseguir la ambientación adecuada. Esto es clave, porque es muy distinto realizar una reunión en un lugar oscuro que en uno iluminado, en un espacio formal que en uno informal o con los participantes de pie o sentados. En consecuencia, nada puede quedar al azar.
Esto significa que debemos organizar la ambientación del lugar de la reunión, tal como en una obra de teatro donde se prepara la puesta en escena; debemos conocer a los actores y sus intereses, cuidar la ambientación, logística, ubicaciones, recursos tecnológicos, iluminación, etc.
Algunos tips que debemos considerar para lograr la ambientación perfecta:
- La iluminación es clave. Solo se justifica atenuar la iluminación cuando queremos realizar una presentación en un proyector. Pero una vez terminada la presentación, preocupémonos de volver a encender las luces, de manera de generar un ambiente de confianza, donde podamos mirarnos las caras.
- Si voy a ser yo quién lidere la reunión, es importante que me siente en la cabecera, de manera de ejercer una posición jerárquica. Por el contrario, si quiero conceder el liderazgo a otra persona, le cederé también el puesto de la cabecera. Si quiero una comunicación más horizontal e informal con mi equipo, sugiero no sentarse en la cabecera sino en otro lugar, de manera de conseguir un ambiente más relajado y menos jerárquico.
- Si voy a realizar una presentación en mi computador, sugiero llegar unos minutos antes a la sala de reuniones para realizar las conexiones necesarias y dejarla lista, de manera de no perder tiempo de la reunión realizando estas gestiones que no agregan valor.
- Si van a presentar varias personas, sugiero cargar todas las presentaciones en el mismo computador, de manera que alguien que conozca el orden y a quien se encargue expresamente esta labor, las vaya proyectando.
- Sugiero llevar una agenda clara con tiempos acotados y declararlos al inicio de la reunión.
- Es ideal contar con café, té, agua y galletas, pero evitando que la comida se transforme en el centro de atracción y se pierda el foco de la reunión.
- Sugiero evitar ambientes muy fríos o muy cálidos, por lo que hay que revisar bien la temperatura del aire acondicionado, en verano y de la calefacción en invierno, evitando los extremos.
- Pedir a los participantes de la reunión que pongan sus teléfonos móviles en silencio es una excelente forma de evitar interrupciones.
