
Por Marcelo Lobos,
Fundador 2talk.
Bajo el contexto de los 7 pasos para una reunión efectiva, he desarrollado en detalle los 4 primeros; propósito, estrategia, alineamiento y ambientación. En el presente blog, explicaré el quinto paso para conseguir una reunión que cumpla con nuestros objetivos y expectativas.
En primer lugar, es necesario entender que los acuerdos pueden consistir en: hacer, no hacer o cambiar algo. Y para que exista un acuerdo deben existir dos personas o dos contrapartes con un interés común donde una tiene una preocupación o problemática y la otra se compromete y se hace cargo de resolverla y tomar acción al respecto.
En general, nos cuesta pedir y manifestar nuestras preocupaciones pero en el mundo laboral y de las relaciones siempre es recomendable plantear la necesidad de concretar o de llegar a un acuerdo que derive en una acción.
Dicho esto y aplicándolo al mundo de las reuniones, es clave que en dichas instancias se llegue a acuerdos pues son éstos los que constituyen la relación y la confianza de un equipo. En la medida en que los acuerdos se puedan manifestar y se respeten, el equipo pasará a transformarse en uno de alto rendimiento. Si los equipos se escuchan, existe confianza al delegar o acordar quién realiza qué y se cumplen los plazos, hablamos de un equipo coordinado.
Por otro lado, no es efectivo llenarnos de acuerdos si éstos no se cumplen y ejecutan. Es fundamental, entonces, la responsabilidad que tiene un líder de dar sentido y propósito, ya que le corresponde plantear los acuerdos, comprometerse a realizar y cuidar su ejecución y revisar si los resultados son los deseados y si el estándar que existe es parte de lo que se busca.
Hoy en día en muchas reuniones las intenciones aparecen pero no se llega a nada. Surgen, más bien, ideas grandilocuentes ajenas a toda realidad, que son más “un relleno de tiempo” que un aporte real y traducible en acuerdos y acciones. Esto es bastante común, lo que hace que muchas reuniones sean ineficientes, se pierda tiempo y muchas veces incluso se retroceda. Entonces, es clave cambiar un interés sin compromiso a uno comprometido con acuerdos concretos.
Por último, cabe destacar que para que un equipo avance y cumpla lo que tiene que hacer, hay que lograr establecer que los acuerdos sean reconocidos, entendidos y respetados (validados) por todos. Si aquellos se cumplen, el resultado va a impactar directa y positivamente en la productividad, motivación del equipo, atención al cliente, servicio e incluso en el clima organizacional.