Por Marcelo Lobos,
Fundador 2talk.
“El hombre es un ser social por naturaleza”, afirmaba Aristóteles, aduciendo al carácter social con el que nacemos todos los seres humanos y que vamos desarrollando a lo largo de nuestra vida, ya que inevitablemente necesitamos relacionarnos con otras personas para sobrevivir. La sociedad humana se formó, en efecto, con la propia aparición del hombre y dando paso, a través de la historia, a conceptos como tribu y ágora.
En la antigua Grecia, los ciudadanos se congregaban en el ágora (“asamblea” en griego), a dialogar y a debatir respecto a asuntos importantes principalmente políticos y filosóficos. Y si bien muchos siglos han transcurrido desde aquel entonces, esta necesidad de congregarnos a intercambiar ideas y puntos de vista, sigue vigente y podemos verlo reflejado diariamente en el ámbito laboral, donde las reuniones son parte importante de toda cultura organizacional.
Pero cabe preguntarnos, ¿para qué hacemos reuniones laborales? Sin duda, representan un escenario donde las personas tienen la oportunidad de mostrar públicamente sus logros, conocimientos, conseguir sus objetivos, coordinar a sus equipos y ver la realidad del comportamiento de los equipos. Al líder, por su parte, le permite distinguir si cuenta con un equipo o un grupo de personas. Por ende, es importante aprender el arte de preparar una reunión realmente efectiva en términos tanto cuantitativos como cualitativos y comprender que lo que ahí suceda no es al azar.
Según un estudio publicado por Harvard Business Review (HBR), las reuniones han aumentado notablemente en extensión y frecuencia durante los últimos 50 años, hasta el punto de que los ejecutivos pueden dedicar 23 horas semanales solo a participar en reuniones. En los años 60, el promedio era de 10 horas semanales. Asimismo, un 71% de ejecutivos entrevistados en este estudio, piensa que las reuniones son improductivas e ineficientes. Para muchos es una pérdida de tiempo, para otros el espacio de ganar, terreno, recuperar validez o “ rayar la cancha respecto a lo que está sucediendo”.
Mucho se ha escrito y hablado al respecto y, por lo general las soluciones que se dan para conseguir reuniones efectivas son más bien buenos datos o tips que aportan en lo práctico, pero que son más bien una solución parche a un problema más profundo, ya que las reuniones afectan directamente en la manera en que las personas colaboran y en cómo trabajan de manera individual en una organización. En efecto, de acuerdo a un estudio de University of North Carolina, la percepción que tienen los trabajadores respecto a la efectividad de las reuniones, tiene directa relación con su grado de satisfacción laboral. Entonces, la pregunta es: ¿cómo hacemos reuniones ejecutivas y productivas, donde nadie sienta que su presencia no aportó o que habría dado lo mismo haber llevado o no a cabo la reunión?
De acuerdo al estudio de HBR, una de las nefastas consecuencias de realizar reuniones con tanta frecuencia, según altos ejecutivos chinos y americanos entrevistados, es el hecho de que les absorbe mucho tiempo de trabajo, por lo que tienden a llegar más temprano, a irse más tarde y a trabajar los fines de semana para poder concentrarse. Esto, claramente afecta su calidad de vida personal y su estado de ánimo, ya que muchas veces sentimos que la situación no tuvo un desenlace, que el problema no logró resolverse o que las “cosas no quedaron lo suficientemente claras”.
No obstante, las reuniones sí son necesarias, ya que son una instancia perfecta para establecer relaciones sociales, promover la colaboración, el trabajo en equipo, la priorización de focos y acciones, la creatividad, la coordinación de tareas, la innovación y el intercambio de ideas. Pero para que estas instancias sean realmente efectivas, debemos preocuparnos tanto de la forma como del fondo, lo que incluye un setting antes de la reunión hasta el cierre de la misma, tarea que queda en manos del líder, como conductor hacia el propósito perseguido.
Considerando que cada grupo de trabajo es distinto y tiene necesidades diversas, una buena forma de llevar a cabo reuniones eficientes, entre otras, es generar espacios de escucha a cada miembro del equipo con el objetivo de entender cuáles son sus expectativas respecto a las reuniones, qué aspectos considera se podrían mejorar, cómo podrían las reuniones influir de manera más positiva en su trabajo, etc. Esta acción es legítima, sólo si el líder de la reunión está disponible para hacerse cargo de los juicios constructivos que tengan que ver con él. Luego de haber abierto este espacio participativo, sugiero analizar en equipo los resultados de las conversaciones y, en conjunto, llegar a definir las acciones que permitan alcanzar ciertos acuerdos en relación a la calidad y cantidad de las reuniones. En este proceso, el rol de los líderes es clave en el sentido de saber escuchar asertivamente al equipo sin reproches, realizar las preguntas adecuadas, guiarlos y promover que en conjunto se defina una estrategia apropiada.
En consecuencia, si la calidad y cantidad de las reuniones, incide positiva o negativamente en la vida laboral y personal de los trabajadores, entonces sortear el desafío de realizar reuniones efectivas, es tarea de todo el equipo.
En nuestros próximos blogs, iremos analizando cada una de las instancias que conforman una reunión exitosa.
