Por Marcelo Lobos,
Fundador 2talk.
En el blog anterior hablamos de la definición del propósito de mi reunión, es decir, qué quiero lograr con la misma. La pregunta que surge, entonces, es; ¿cómo consigo ese propósito? Hoy, vamos hablar de la estrategia para lograr este objetivo.
Para ello, he pensado en diversos escenarios con distintos objetivos y entregaré datos claves para cada uno de ellos. Estos escenarios, son los que en mi experiencia como coach y liderando equipos, me ha tocado ver con más frecuencia:
Escenario 1: mi objetivo es posicionarme como un líder cercano a mi equipo. En primer lugar, debo generar confianza para lo cual es clave conocerlos y saber más allá de lo que hacen en el equipo. Para ello, sugiero dedicar en cada reunión un breve espacio para saber cómo está cada uno y conocer sus temas personales, lo que ayudará a romper el hielo y a conocerse más. Por ejemplo, preguntarle a un miembro de mi equipo cómo le fue a su hijo en el campeonato de fútbol, cómo está su señora luego de su gripe, cómo le ha ido en sus estudios del magíster, etc. Esta actitud debe ser genuina y compromete un ejercicio de escucha sincero.
Escenario 2: mi objetivo es conocer los avances y preocupaciones de cada área. Si quiero estar al tanto de lo que realmente le preocupa al otro, dentro de su ámbito laboral, debo hacer las preguntas adecuadas, orientadas a resolver, a ofrecer ayuda y no a buscar culpables o responsables.
Escenario 3: mi objetivo es que el equipo se empodere. En este tipo de reuniones, quien dirige se debe poner en un papel de cliente exigente, quien escucha los reportes, acciones y planes de los integrantes del equipo. Esto hace compartir la escena y, por otra parte, bien llevada, puede generar la participación y el aporte de todos. En esta instancia, el manejo de los tiempos y estándares de exposición deben ser declarados con antelación.
Escenario 4: mi objetivo es reconocer a los miembros del equipo que han cumplido sus compromisos y metas. Para ello, no hay nada mejor que revisar con ellos qué hicieron diferente, a qué se animaron, qué arriesgaron, etc.
Escenario 5: mi objetivo es dejar en evidencia a una o más personas que no han cumplido con sus plazos. Esta conversación debe ser “entrenadora” y no inquisidora. Aquí es donde las ideas de los cumplidores, pueden servir para retomar el desafío o asumir uno nuevo con otras perspectivas.
Escenario 6: mi objetivo es bajar la ansiedad y tocar base. Estar al día es clave, pero la reunión no debe improvisarse y, además del propósito, debo llevar claros los pedidos y compromisos que quiero generar a mediano y largo plazo, con una visión de perspectiva de tiempo.
Escenario 7: mi objetivo es realizar un quiebre fuerte e inyectar energía al equipo. Puede suceder que el escenario sea muy adverso y el ambiente muy tenso. No obstante, el sincerar sensaciones para generar una conversación honesta, ayudará a salir de cegueras importantes, generar nuevas acciones y disipar actitudes individuales o de equipo que estaban afectando al logro de los resultados.
Por último, es importante recordar cerrar la conversación con una revisión de acuerdos y compromisos para la próxima reunión además del agradecimiento respectivo a cada participante. No estaría demás preguntarles, si aún queda tiempo al final de la reunión, qué se llevan de la misma.
Es importante, en consecuencia, contar con una estrategia para cada escenario que pueda surgir. Tal como afirma Michael Porter, “la esencia de la estrategia consiste en la elección de lo que no debemos hacer”.
