Por Marcelo Lobos,
Fundador 2talk.

Según un estudio publicado por Harvard Business Review, que calculó cuántas horas-hombre le costó al año a una empresa de tamaño grande, la reunión semanal de su comité ejecutivo, el resultado fueron 300 mil horas. Esta increíble cifra se explica porque para preparar dicho encuentro cada ejecutivo tuvo que reunirse con su respectivo subalterno, quien, a su vez, lo hizo con su equipo, y así sucesivamente.

Otro dato contundente es el publicado por Tándem Chile, que afirma que solo el 8% de las reuniones a las que asistimos en el trabajo son productivas. Factores tales como los distintos intereses de los directores e incluso el ego de los jefes, explican esta baja productividad, lo que se traduce en pérdida de tiempo y, por ende, de recursos. Este mismo informe afirma que los ejecutivos y directores generales de las empresas ocupan un 50% de su tiempo en reuniones y dos tercios de éstas no llegan a una conclusión, por lo que el 85% de los asistentes se sienten frustrados y desmotivados frente a una invitación a asistir a una reunión.

La pregunta es, entonces, ¿cómo logramos que estas reuniones sean realmente eficientes y productivas? De acuerdo a mi experiencia, existen 7 pasos fundamentales, tal como lo comentamos en la infografía de este mes. El primer paso tiene que ver con definir el propósito de la reunión y es en este ítem donde quiero detenerme en este blog. Mi idea es abarcar cada uno de estos pasos en extenso en mis próximos blogs.

Es importante, entonces, definir el propósito de la reunión, es decir, ¿para qué estoy realizando este encuentro o qué objetivos quiero conseguir? Luego, ya teniendo claro mi propósito, puedo definir una estrategia. Particularmente, quien dirige la reunión, debe tener claro, cómo auto declarará si su reunión fue o no exitosa. El propósito puede ser muy variado, como por ejemplo, vender una idea, lograr destrabar un proyecto, motivar o alinear al equipo, evitar una crisis entre integrantes (“darle piso a alguien o quitárselo a otro”). En este variado escenario es clave hacer una lista con lo que quiero que suceda y pensar estratégicamente cómo consigo dicho propósito.

Preguntas que pueden orientar a definir mi propósito:
1. ¿Por qué haré esta reunión?
2. Enumerar lo que quiero que suceda durante el desarrollo de la reunión
3. Enumerar lo que quiero que no suceda y prepararme ante la eventualidad
4. ¿Me anticipo a temas incómodos que sí o sí van a suceder?
5. ¿Cuáles son mis preocupaciones (nuevas o que se vienen “arrastrando”) que deseo resolver?
6. ¿Cuáles son las preocupaciones de mi equipo que deseo resolver?
7. ¿Tuve tiempo suficiente o fue un tiempo perdido?
8. ¿Cuál es la sensación que quiero generar post reunión (estado de ánimo, ambición, urgencia)?
9. ¿El mundo seguirá igual con o sin esta reunión?, si la respuesta es sí, tenemos un problema, la coordinación de acciones debe reinventar una nueva realidad y la idea de la reunión es que juegue a favor de nuestros intereses
10. Evaluar cómo me sentí; ¿Qué no me gustó? ¿Cómo se fueron los asistentes?

Me atrevería a afirmar que son pocos los líderes que cuentan con un objetivo claro previo a cada reunión. Cada una de estas instancias, sin excepción, debería necesariamente contar con un propósito. ¿Y tú? ¿Defines propósitos para tus reuniones de equipo?

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