Por Marcelo Lobos, fundador 2talk.
Hemos llegado al séptimo y último paso para una reunión efectiva. Realizando un breve recuento, los 6 primeros pasos que de acuerdo a mi experiencia he propuesto, son: propósito, estrategia, alineamiento, ambientación, acuerdos y compromisos.
El séptimo paso consiste en la autoevaluación consciente que debemos realizar como líderes respecto al sello y logros de la reunión. Es éste quizás uno de los pasos más complejos, ya que la tarea de autoevaluarnos no siempre es fácil y requiere de bastante honestidad y humildad de parte nuestra, siempre con foco en el aprendizaje.
Las preguntas claves que debiésemos hacernos son:
- ¿Se consiguieron el o los propósitos de la reunión?
- ¿Resolví mis principales preocupaciones y neutralicé las amenazas?
- ¿Fue efectiva la estrategia utilizada o sería bueno replantear una nueva para otra ocasión?
- ¿Conseguí alinear la agenda con mis intereses y los del equipo?
- ¿Logré contar con una ambientación adecuada que se alineara al propósito de mi reunión?
- ¿Fui capaz de establecer acuerdos que sean reconocidos, entendidos y respetados (validados) por todos?
- ¿Conseguí generar un espacio colaborativo y resolver las tensiones del ambiente?
- ¿Logré motivar a los miembros de mi equipo para comprometerse con los proyectos y desafíos que les fueron planteados?
Si existen preguntas a las que no soy capaz de dar respuesta, sugiero pedir feedback a algún participante de confianza que haya asistido a la reunión. Esa información también será muy relevante para esta autoevaluación.
Dirigir reuniones y sobretodo exitosas es una práctica. A mayor respuesta a mis preguntas, más conciencia estoy poniendo en mi desempeño, pero cada vez de manera más natural.
En conclusión, preparar una reunión requiere de tiempo y dedicación por parte del líder y tanto la calidad y cantidad de las mismas, incide positiva o negativamente en la vida laboral y personal de los trabajadores. Por ende, realizar reuniones efectivas es un tremendo desafío pero que, bien sorteado, puede conseguir resultados extraordinarios.
