Por Marcelo Lobos, Fundador y Director Ejecutivo de 2Talk

1.Tecnología y Aspectos previos

  • Convocar a los asistentes como a cualquier reunión
  • Conocer la agenda, quién es el líder que convoca, cuáles son los tiempos aproximados para cada tema y su responsable. Idealmente enviar agenda y documentos que haya que tratar antes de la reunión
  • Preguntar por la situación personal del trabajador, su salud y el de su familia
  • Declarar los horarios de conexión y desconexión (horarios laborales claros)
  • Revisar y cotejar que todos tengan y estén preparados para el uso de la aplicación o tecnología escogida.

2.  Ambientación: Cada participante debe revisar si el lugar y la conexión desde donde se conectará es adecuado, además del audio y la luz acordes para el desarrollo de la reunión. Es conveniente dar aviso a la familia para evitar las posibles interrupciones (tema abordado en nuestro blog de Corona virus y teletrabajo).

3. Al inicio, dar bienvenida y declarar el propósito y lo que esperamos de la reunión. Todos deben tener claro lo que debemos obtener como resultado al final de la reunión. Agradecer la puntualidad del inicio, y si no sucede, pedir que se preparen con mayor anticipación.

4. Declarar forma de operar en estas instancias remotas. Es importante reforzar la agenda y las reglas de funcionamiento (turnos para hablar, priorización de temas etc.) El líder deberá priorizar temas y considerar aquéllos cuyo tratamiento será más complejo y que quizá necesitan más tiempo.

5. Estado de ánimo: Al inicio de la reunión, cotejar la ansiedad de los participantes, cómo está cada uno y sus respectivas familias , cuidar los turnos y cuidar el respeto y escucha de cada uno.  La sensación y ambiente a lograr requiere de mucha colaboración y concentración en este contexto país/mundial.

6. Alineamiento y escucha: Es clave hacer partícipe a todos escuchando cada aporte para lograr los acuerdos en este espacio de coordinación. En este espacio también que se transparentan los desafíos y los pendientes.

7. Acuerdos: Durante el desarrollo y al momento del desenlace de la coordinación, establecer los acuerdos y tareas que cada responsable comprometió.  No perder de vista que en estos momentos la distancia nos puede afectar en el uso de los tiempos. Considerando el escenario sanitario y el no poder salir de casa, nos hará buscar comprometernos con sensatez.

8. Compromisos: Revisar por todos y con todos los compromisos que cada uno toma. Esto va desde el horario de llegada (conexión a la reunión), la hora pactada de término hasta los acuerdos de fondo. Revisar si es necesario todo aquello que no me quedó claro. El audio o la participación simultánea puede afectar la escucha durante la reunión.

9. Cierre: Reconocer y dar las gracias a los participantes por el espacio dedicado a la reunión (comprendiendo la situación actual).  Abrir espacio de preguntas y dudas.

10. Autoevaluación consciente: Comprendiendo el escenario distinto y que quizás el hábito de trabajar a distancia no está instaurado, revisar tanto como líder de la reunión o como participante, mi desempeño. ¿Estuve cómodo?, ¿mis soportes me “acompañaron”? ¿Fui claro con el equipo? ¿participé lo suficiente? Es importante preparar las mejoras que detecté para la siguiente reunión.

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